注冊公司是創(chuàng)業(yè)者的第一步，也是最重要的一步。通過注冊公司，你可以獲得法律保護(hù)，讓你的企業(yè)更加正式和專業(yè)。下面，跟著主頁一起了解下購入軟件如何做賬的信息，希望可以幫你解決你現(xiàn)在所苦惱的問題。

深夜11點(diǎn)，財(cái)務(wù)部燈火通明。新來的會(huì)計(jì)小張盯著屏幕上的PDF發(fā)票，把20行商品信息逐個(gè)敲進(jìn)系統(tǒng)。隔壁王姐嘆氣：“又是40張票…這月第5次加班了?！?/p>

您或許不知道 —— 90%的加班都源于這種低效操作！ 而解決方案，就藏在數(shù)電票的XML文件里。接下來小穗為您解釋下什么是XML/PDF/OFD；怎么獲取原發(fā)票文件和入賬方法。

數(shù)電票的三種文件

1、XML文件（核心引擎）

·本質(zhì)：發(fā)票的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)包

·特點(diǎn)：機(jī)器可讀的代碼文件（打開像天書）

·作用：系統(tǒng)自動(dòng)入賬的“石油”

2、OFD文件（官方正裝）

·本質(zhì)：財(cái)政部認(rèn)證的版式文件

·特點(diǎn)：帶電子簽名/公章，法律效力原件

3、PDF文件（便捷便裝）

·本質(zhì)：通用閱讀格式

·特點(diǎn)：人眼友好但無法直接入賬

結(jié)論：

XML是用于系統(tǒng)自動(dòng)化的“原油”

OFD/PDF是給人看的“成品油”

※：不是所有的電子發(fā)票都有xml格式的發(fā)票原件，目前最常見的電子發(fā)票主要分為增值稅電子發(fā)票和數(shù)電發(fā)票兩類，其中只有數(shù)電發(fā)票才有XML格式的原件，增值稅電子發(fā)票只有OFD或者PDF格式的原件。

如何查看“原版發(fā)票”

稅務(wù)局認(rèn)可的、具有法律效力的數(shù)電票可視化文件是 OFD格式 或 PDF格式（部分地區(qū)或場景也支持PDF）。您需要通過以下方式獲取：

1、在接收/開票時(shí)下載：

開票方： 在成功開具數(shù)電票后，開票平臺(tái)通常會(huì)提供下載版式文件的選項(xiàng)。

受票方： 在通過電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)（如稅務(wù)數(shù)字賬戶）接收數(shù)電票時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提供下載OFD版式文件的鏈接或按鈕。

2、通過電子稅務(wù)局查詢下載：

登錄您所在省份的電子稅務(wù)局。進(jìn)入“稅務(wù)數(shù)字賬戶”或“發(fā)票管理”等相關(guān)模塊。找到“發(fā)票查詢”功能，輸入查詢條件（如發(fā)票號(hào)碼、代碼、開票日期等）。找到目標(biāo)發(fā)票后，會(huì)有“預(yù)覽”、“下載”或“版式文件下載”的選項(xiàng)，通?？梢赃x擇下載 OFD 或 PDF 格式。

3、通過發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)下載：

訪問國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)。輸入發(fā)票信息進(jìn)行查驗(yàn)。查驗(yàn)通過后，通常會(huì)提供該發(fā)票的 OFD版式文件下載鏈接。

XML如何入賬

由于xml格式是由一串源代碼組成，導(dǎo)致很多會(huì)計(jì)吐槽，xml格式打開就是一串亂碼，根本沒辦法直觀看到發(fā)票信息，給他們工作造成了不小的困難。以下是入賬方法。

XML文件的核心價(jià)值在于自動(dòng)化入賬。入賬方式取決于你使用的財(cái)務(wù)軟件或ERP系統(tǒng)：

方法一：基于OFD/PDF文件入賬（傳統(tǒng)方式=手工地獄）：

如果無法利用XML自動(dòng)化，最普遍的做法還是：下載并保存OFD或PDF版式文件作為原始憑證附件。在財(cái)務(wù)軟件中，手工錄入發(fā)票信息（或通過OCR識(shí)別軟件輔助識(shí)別后錄入），生成記賬憑證。將下載的OFD/PDF文件關(guān)聯(lián)或上傳到該憑證下。缺點(diǎn)： 效率較低，容易出錯(cuò)，工作量大。

方法二：手動(dòng)導(dǎo)入XML文件：

部分財(cái)務(wù)軟件支持用戶手動(dòng)上傳XML文件。軟件解析XML后，可能自動(dòng)填充憑證的部分信息（如發(fā)票基本信息、明細(xì)行），但仍需要人工檢查、補(bǔ)充科目、輔助核算等信息，然后生成憑證。優(yōu)點(diǎn)： 比純手工錄入效率高一些。缺點(diǎn)： 仍需人工干預(yù)，且需要軟件支持此功能。

方法三：系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)接（最優(yōu)方式）：

如果您的財(cái)務(wù)系統(tǒng)（如金蝶、用友等主流ERP）已經(jīng)與電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)（如稅局的稅務(wù)數(shù)字賬戶或第三方服務(wù)平臺(tái)）實(shí)現(xiàn)了對(duì)接，這是最理想的情況。系統(tǒng)可以自動(dòng)從平臺(tái)獲取或接收推送的發(fā)票XML數(shù)據(jù)（或結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）。系統(tǒng)自動(dòng)解析XML文件，提取發(fā)票關(guān)鍵信息（購買方、銷售方、商品明細(xì)、金額、稅額等）。系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證（記賬憑證），并關(guān)聯(lián)到相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)（如采購訂單、銷售訂單）。優(yōu)點(diǎn)：高效、準(zhǔn)確、省時(shí)省力，減少人工錄入錯(cuò)誤。這是未來企業(yè)財(cái)稅數(shù)字化的主要方向。

當(dāng)同行還在手工錄入時(shí)，聰明的企業(yè)已用XML建立財(cái)稅數(shù)據(jù)中臺(tái)。

XML不是技術(shù)，而是財(cái)務(wù)人的“第二大腦”—— 把重復(fù)勞動(dòng)交給機(jī)器，

讓人回歸真正的價(jià)值創(chuàng)造。

?? 行動(dòng)建議：

今天就去檢查您的財(cái)務(wù)系統(tǒng)：

[1] 是否支持XML自動(dòng)對(duì)接

[2] 有無啟用OFD驗(yàn)簽功能

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編輯：sometime

編制：2025年7月8日

注冊公司不僅有助于建立您的企業(yè)信譽(yù)，還可以為您的品牌增添專業(yè)形象。從上文的內(nèi)容，我們可以清楚地了解到購入軟件如何做賬。如需更深入了解，可以看看主頁的其他內(nèi)容。如果你還有其他問題未解決，可以看看主頁的其他內(nèi)容。