注冊公司是創(chuàng)業(yè)者成為合法企業(yè)的第一步。這個過程可能會有些復(fù)雜，但是只有完成這個過程，你的企業(yè)才能夠合法地運營。接下來，主頁帶你了解財務(wù)報銷做賬流程，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，報銷流程總出錯？表單、審批、入賬，一文理順費用報銷管理邏輯！希望可以幫你解決現(xiàn)在所面臨的一些難題。

這幾年，我接觸過很多公司的報銷流程，真是五花八門，有的靠表格走流程，有的靠Excel手動填單，還有人用釘釘套模板、用郵件拉審批。乍一看都能用，但真正執(zhí)行起來，能讓人抓狂：

報銷流程繞來繞去，一不小心走錯流程就要重來發(fā)票貼錯、憑證丟了、審批晚了一天，財務(wù)直接打回報銷單寫完了，審批人出差、老板不在線，一拖就是半個月報的時候沒人說不行，過了兩月報銷時突然說“政策變了、額度超了、預(yù)算沒了”……

很多老板說，“我們不是不愿意給員工報銷，是怕流程亂、制度管不住、財務(wù)出問題。” 很多員工說，“我不是想報得多，是想報得快，別老折騰人?！?/strong>

今天我就徹底梳理一次“費用報銷”這件事的底層邏輯，從流程到實操，從系統(tǒng)搭建到人員職責(zé)，給大家一個能落地、能上線、能省事的方法。

解讀中所用到的費用報銷管理系統(tǒng)，

已經(jīng)做成了完整的模板，可直接參考使用：業(yè)務(wù)管理模板中心-企業(yè)數(shù)字化解決方案中心-簡道云

一、報銷流程為什么這么容易出問題？

1.1 報銷流程不是財務(wù)的事，而是全公司的流程協(xié)同問題

很多公司以為：“報銷流程歸財務(wù)管就好?！?其實真正的報銷從申請、預(yù)算、審批、付款、歸檔，涉及到財務(wù)、行政、用款人、直接上級、預(yù)算主管、法人代表……

只要一個人掉鏈子，整單就可能掛掉。

1.2 常見的五大問題：

流程混亂：到底先報銷還是先借款？預(yù)算需不需要審批？差旅誰先批？規(guī)則模糊：同樣是吃飯，有人能報200，有人只能報50；員工說“以前都可以”，財務(wù)說“現(xiàn)在不行了”數(shù)據(jù)斷層：實際支出早就發(fā)生，預(yù)算還沒審批完；系統(tǒng)數(shù)據(jù)對不上實際發(fā)票審批反復(fù)：打回一遍、重新填一遍，原來領(lǐng)導(dǎo)換了一個，流程全作廢效率極低：審批一輪一輪走，慢則半個月，最后員工都不想報了

二、一個靠譜的報銷流程應(yīng)該是怎樣的？

我給你一句話總結(jié)：

“事前申請 → 事中控制 → 事后報銷 → 自動歸檔”，每一步都有據(jù)可依，有流程可查。

下面我們來拆開講清楚：

2.1 第一步：事前申請（預(yù)算 借款）

所有支出最好都能在發(fā)生之前先提出“申請”：

差旅前申請：去哪、干嘛、預(yù)算多少、計劃花幾天采購前申請：要買啥、哪個部門用、有沒有預(yù)算、誰批準(zhǔn)臨時借款：寫清楚事由、借款金額、預(yù)計什么時候報銷歸還

好處：

領(lǐng)導(dǎo)能提前知道用錢意圖財務(wù)能判斷是否有預(yù)算、是否違規(guī)員工有底，知道批了多少錢、后續(xù)能不能報

2.2 第二步：事中控制（預(yù)算 流程規(guī)則）

這一部分非常關(guān)鍵，決定你報銷流程是否可控可管理。

每類費用要有明確的“報銷范圍 單據(jù)要求 報銷標(biāo)準(zhǔn)”不同費用類別走不同審批流，比如： 差旅費：員工→部門主管→預(yù)算主管→財務(wù) 福利費：員工→人事→部門經(jīng)理→總經(jīng)辦→財務(wù) 采購報銷：采購員→部門主管→倉庫驗收→財務(wù)超預(yù)算/超限額的支出要強制預(yù)警 比如“單人工作餐超過100元”、“單項預(yù)算超支20%”，自動打紅燈。

2.3 第三步：事后報銷（填單 上傳 審批）

這一步就是員工提交發(fā)票、填單據(jù)，系統(tǒng)記錄流程。

一個合格的報銷單需要這些要素：

2.4 第四步：自動歸檔 財務(wù)對賬 入賬

員工一旦完成報銷，系統(tǒng)應(yīng)該能自動把數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)給財務(wù)：

系統(tǒng)對接財務(wù)憑證模塊，自動生成付款記錄自動計算應(yīng)還借款、已還金額，提示員工處理報銷單 附件歸檔存入文檔庫，隨時查、隨時審計

三、在OA系統(tǒng)中如何做好費用報銷管理？

說句實在話，很多公司“報銷難”“審批煩”，不是因為沒系統(tǒng)，而是把OA當(dāng)成“打印機”用了——流程設(shè)了，單據(jù)傳了，但沒人看、沒人算、沒人負責(zé)。接下來我就和大家分享一下，在OA系統(tǒng)中設(shè)置費用報銷管理的詳細流程：

在OA系統(tǒng)中，企業(yè)能夠借助員工提交的報銷單，實時追蹤并嚴密監(jiān)控各項費用的支出動態(tài)，從而保障資金運用的合理性與合規(guī)性。「費用報銷單」表單組成如下圖所示：

1 公式編輯

「票據(jù)金額匯總/元」、「票據(jù)金額大寫」等字段均通過 公式編輯 功能進行字段計算，以「票據(jù)金額匯總/元」為例，設(shè)置公式編輯為：票據(jù)金額匯總/元=SUM(票據(jù)錄入.發(fā)票金額/元)，設(shè)置步驟如下圖所示：

各字段公式設(shè)置如下：

字段名稱

公式內(nèi)容

票據(jù)金額大寫

RMBCAP(票據(jù)金額匯總/元)

報銷金額/元

"票據(jù)金額匯總/元"

付款金額

IF(支付確認=="確認",報銷金額/元,"")

付款時間

IF(支付確認=="確認",NOW(),"")

2 關(guān)聯(lián)其他表單數(shù)據(jù)

票據(jù)信息中「會計科目」字段通過 關(guān)聯(lián)其他表單數(shù)據(jù)，與「會計科目」表單關(guān)聯(lián)，設(shè)置步驟如下圖所示：

3 選擇數(shù)據(jù)

支付信息、收款信息均通過 選擇數(shù)據(jù) 從「資金賬戶」表單中選擇對應(yīng)的賬戶信息。

以支付信息通過選擇「資金賬戶」表單，查詢并展示賬戶相關(guān)信息為例，設(shè)置步驟如下圖所示：

4 數(shù)據(jù)聯(lián)動

支付信息中，賬戶余額/元通過 數(shù)據(jù)聯(lián)動 功能，關(guān)聯(lián)了「資金賬戶實時統(tǒng)計」表單中對應(yīng)的賬戶余額數(shù)據(jù)，設(shè)置步驟如下圖所示：

5 流程設(shè)置

員工因公產(chǎn)生費用支出可發(fā)起費用報銷，報銷需得到業(yè)務(wù)負責(zé)人審批同意后并出納付款，因此在流程中添加業(yè)務(wù)負責(zé)人審批節(jié)點、出納付款節(jié)點，并開放表單中的審批相關(guān)的 字段權(quán)限 ，如：報銷審核結(jié)果。

以業(yè)務(wù)負責(zé)人審批節(jié)點為例，具體設(shè)置步驟如下圖所示：

這樣，一套費用報銷流程就設(shè)置好了！

真正好的OA報銷系統(tǒng)，不是讓員工“跑流程”，而是讓流程自動“跑起來”。

所以別再問“為什么員工不愛報銷”“為什么財務(wù)老出錯”，先看看你家的OA，做到這5點了嗎？

流程分類清晰嗎？報銷標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)校驗了嗎？發(fā)票自動識別了嗎？數(shù)據(jù)沉淀了嗎？與財務(wù)系統(tǒng)閉環(huán)了嗎？

注冊公司是向客戶和合作伙伴展示您企業(yè)可靠性和穩(wěn)定性的重要途徑。通過上文關(guān)于財務(wù)報銷做賬流程的相關(guān)信息，主頁相信你已經(jīng)得到許多的啟發(fā)，也明白類似這種問題的應(yīng)當(dāng)如何解決了，假如你要了解其它的相關(guān)信息，請點擊主頁的其他頁面。